Information über die Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO für Kunden und Geschäftspartner
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über Ihre datenschutzrechtlichen Rechte informieren. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden und in welcher Weise sie genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem Vertragsgegenstand und den vereinbarten Dienstleistungen.
Name, Kontaktdaten des Verantwortlichen
Die Verantwortung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten hat:
Hollmann-Vogelgesang Management Consulting GmbH
Brockhäger Straße 79
33330 Gütersloh
+49 52 41 – 30 78 90
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Hollmann-Vogelgesang Management Consulting GmbH
Harald Vogelgesang
Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. In diesem Fall ist es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns dabei unterstützen, diese auf dem aktuellen Stand zu halten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Kategorien der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie:
• Daten zur Identifikation (z.B. Vor- und Nachnamen)
• Kontaktdaten (z.B. Ihre Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.)
• Vertragsdaten (z.B. Lieferauftrag)
• Zahlungs- / Finanzinformationen (z.B. Bankverbindung)
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen
Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Betriebs erforderlichen Tätigkeiten. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir als Unternehmen unterliegen, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).
Empfänger der Daten oder Kategorien der Empfänger
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) (wie z.B. Zahlungs-, Beratungs- sowie Abrechnungsdienstleister) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Die von uns beauftragten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) wurden von uns sorgfältig ausgewählt und geprüft. Zusätzlich schließen wir mit jedem Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO ab.
Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Dies umfasst auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.
Für die Dauer des Bestehens von Gewährleistungs- und Garantieansprüchen werden die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten gespeichert.
Zudem speichern wir personenbezogene Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs Jahre gemäß handelsrechtlicher Vorgaben nach § 257 HGB und bis zu zehn Jahren aufgrund steuerlicher Vorgaben nach § 147 AO.
Zur Erhaltung von Beweismitteln verarbeiten wir Daten im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften, die nach den §§195 ff. BGB bis zu 30 Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Sofern noch keine Vertragsbeziehung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, wenn es erkennbar zu keiner solchen kommen wird oder wenn Sie uns mitteilen, dass Sie eine Verarbeitung durch uns nicht wünschen.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung damit verbundener vertraglicher Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.
Soweit noch keine Vertragsbeziehung zu Ihnen besteht, unterliegen Sie keiner Verpflichtung, die Verarbeitung Ihrer Daten zu dulden und haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu widersprechen. Im Fall eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten aus unseren Systemen löschen.
Betroffenenrechte und Beschwerderecht
Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Nach Art. 20 DSGVO können Sie bei Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages mit Ihnen automatisiert verarbeitet werden, das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen. Diese Rechte können uns gegenüber unter der oben unter der Überschrift „Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen“ genannten Adresse geltend gemacht werden. Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu beschweren (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Wenden Sie sich dazu an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde. Welche das ist, richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes. Eine Liste der Aufsichtsbehörden mit Anschrift finden Sie unter: www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Widerspruchsrecht
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen. Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
Bestehen einer automatischen Entscheidung einschließlich Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO) statt.
Übermittlung von Daten in ein Drittland
Ihre Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften gespeichert. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur Beschäftigte des Verantwortlichen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen.
Information über eine mögliche Zweckänderung
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten. Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Sie rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.